ই-মেইল ব্যবহারে ১১টি ভুল ও করণীয়

বহু বছর ধরে মানুষের প্রতিদিনের কর্মব্যস্ততায় মিশে গেছে তার ই-মেইল অ্যাকাউন্টটি। এর ব্যবহার করতে করতে নিজস্ব কিছু অভ্যাস-নিয়ম গড়ে উঠেছে। মূলত ই-মেইল ব্যবহারের মৌলিক কিছু বিষয় ও ধরন রয়েছে যেগুলোকে এখনো আত্মস্থ করতে পারেননি অনেকে। তাই অনেককেই ই-মেইল ব্যবহারে বেশ কিছু ভুল আচরণ করতে দেখা যায়। এখানে জেনে নিন, এমনই ১০টি বিষয়।
১. ই-মেইল আসামাত্র তার জবাব পাঠানোর জন্য অস্থির হয়ে পড়েন অনেকে। হয়তো তার জবাবই জানেন না। আর না জেনেই জবাব পাঠানোর কোনো মানে হয় না। ই-মেইলে কি এসেছে তার ওপর নির্ভর করবে আপনার কত দ্রুত জবাব পাঠাতে হবে। অযথাই অস্থিরতা দেখাবেন না।
২. সাবজেক্ট পরিবর্তনের সঙ্গে সাবজেক্ট লাইন বদলে ফেলার প্রয়োজন পড়ে না। বর্তমানে ই-মেইলের নানা গ্রুপিং সিস্টেম তৈরি হয়েছে। একই ধরনের সাবজেক্ট বা বিষয়ের ই-মেইলকে আলাদা করতে সাবজেক্ট লাইন বদলে ফেলার প্রয়োজন নেই।
৩. সাবজেক্ট লাইনে কিছু বিশেষ শব্দ দেওয়া হয় যেনো দ্রুত মনে করা যায়। কিন্তু অনেক সময় এসব তথ্য সাবজেক্টেও দেওয়া হয়। তাই সাবজেক্ট পড়াটাও জরুরি। যেমন- কোনো মিটিংয়ের দিন ধার্য হলে তা হয়তো সাবজেক্ট আকারে দেওয়া হয়েছে।
৪. ই-মেইলের প্রথম বাক্যের পর আর কি লেখা রয়েছে তা পড়া উচিত। অনেকেই প্রথম বাক্যের মাঝেই পুরো অর্থ খোঁজার চেষ্টা করেন। কিন্তু গোটা ই-মেইল মনযোগ সহকারে পড়া উচিত।
৫. ই-মেইলটি কোথা থেকে আসলো শুধুমাত্র তাকেই গুরুত্ব দেওয়া উচিত নয়। ই-মেইলের বিষয়টি অবশ্যই গুরুত্বপূর্ণ।
৬. কোনো বিষয় বিস্তারিত তুলে ধরা যায় ই-মেইলে। এমন বিষয়গুলোকে অযথা ছোট করে তাতে সারমর্ম দেওয়া যুক্তিপূর্ণ নয়। আবার যে কাজের মুখোমুখি আলোচনার প্রয়োজন, তা ই-মেইলের মাধ্যমে সম্পন্ন করা উচিত নয়।
৭. সিগনেচার এর বাইরে অ্যাটাচমেন্ট পাঠানো উচিত নয়। জেপিজি ফরমেটের ছবি বেশ ঝামেলা করতে পারে। তাই ছোট ছোট তথ্য ও হাইপারলিঙ্কগুলো সহজে ব্যবহার করতে পারেন আপনার ই-মেইলে। এতে করে অন্যরা সহজেই এসব লিঙ্কে ঢুঁ মারতে পারবেন। আর এক দল মানুষের কাছে পাঠাতে চাইলে অবশ্যই তাতে নিজের সিগনেচার দিয়ে দিন।
৮. ই-মেইল শুধুমাত্রা পরিচিতজনদের জন্য নয়। এটি আপনার ব্যবসা সংক্রান্ত বিষয়সহ অপরিচিতদের সঙ্গে গুরত্বপূর্ণ যোগাযোগের মাধ্যম। কাজেই যাদের বেশি পছন্দ করেন তাদের অ্যাড্রেস রেখে দেওয়াটা উচিত কাজ হবে না।
৯. আগত ই-মেইলের জবাব না দেওয়া ব্যবসা জগতের সবচেয়ে বিরক্তিকর বিষয়। ব্যবসায়ীদের জন্য অতিরিক্ত ই-মেইল বা স্পার্ম সমস্যা নয়, আসল সমস্যা হলো ই-মেইলের জবাব না পাওয়া। তাই ই-মেইলের জবাব পাঠাতে ভুল করবেন না।
১০. কারো সঙ্গে আলোচনা বা চ্যাটিং শেষ না হতেই তাকে ‘বি (Bee)’-তে পাঠানো ভুল একটি কাজ। যখন একজনের সঙ্গে কোনো বিষয়ে আলোচনা শেষ হবে, তখন তাকে ড্রপ আউট করতে ‘বি (Bee)’-তে পাঠিয়ে দিন। ধন্যবাদ জানিয়ে ‘Now Bee’ লিখলেই চলবে। এরপর অন্য কারো সঙ্গে চ্যাটিং চালিয়ে যান।
১১. আবার নিজে যখন ‘Bee’-তে থাকবেন তখন কোনো সাড়া না দেওয়া উচিত। এমন চ্যাটিং হতে পারে যে অন্যদের সঙ্গে তা করতে চাইছেন না, সে ক্ষেত্রে নিজের নাক গলানো অন্যের বিরক্তির কারণ হয়ে দাঁড়াবে।